Automaattisten sähköposti-ilmoitusten lähetyssäännöt

Opintopalveluiden (sähköisen asiointjärjestelmän) lähettämät automaattiset sähköpostiviestit lähtevät seuraavan periaatteen mukaan:

Sähköpostit lähetetään maanantaina, keskiviikkona ja perjantaina kello 05.00 ajettavassa tarkastuksessa.

Lähettävän AMK:n virkailijalle lähetettävä viesti:
Kun järjestelmä löytää opintojaksototeutuksen hakuajan päättymisen jälkeen uuden hakemuksen (opiskelijan tekemä), lähettää järjestelmä sähköpostin lähettävän AMK:n eVirkailijalle.

Vastaanottavan AMK:n virkailijalle lähetettävä viesti:
Kun järjestelmä löytää uuden puolletun hakemuksen (lähettävän AMK:n tekemä), johon liittyvän opintojakson toteutuksen ilmoittautumisaika on päättynyt, lähettää järjestelmä sähköpostin vastaanottavan AMK:n eVirkailijalle.

Opiskelijalle lähetettävä viesti:
Kun järjestelmä löytää hakemuksen, joka on joko tilassa hyväksytty, hylätty (vastaanottava AMK) tai ei-puollettu (lähettävä AMK), lähettää järjestelmä sähköpostin opiskelijalle. Tämän jälkeen järjestelmä ei enää lähetä viestiä opiskelijalle koskien samaa hakemusta.

Huomioitavaa:
Mikäli eVirkailija käsittelee hakemukset lähetyssyklin sisällä, ei hänelle lähde yhtään viestiä. Opiskelijoiden tekemät hakemukset tulisi käsitellä vasta opintojaksototeutuksen hakuajan päättymisen jälkeen, koska opiskelijalla on mahdollisuus perua hakemuksensa aina hakuajan päättymiseen asti. Kahden viikon kuluessa hakuajan päättymisestä opiskelijan tulisi saada tieto hakemuksensa tilasta. Siten sekä lähettävällä että vastaanottavalla AMK:lla on viikko aikaa käsitellä opiskelijan hakemus.