Registerspecifikation

Personuppgiftslagen (523/99) 10§
Uppdaterad 3.2.2012

Registrets namn

Suomen Virtuaaliammattikorkeakoulun portaalin käyttäjätietorekisteri

Upprätthållare

Finlands Virtualyrkeshögskola
Utvecklingsenheten
Kuntokatu 3
33520 TAMMERFORS
Internet: http://www.amk.fi

Ansvarig i registerärenden

Teknisk upprätthållare av registret

Abako Media Oy
Finlaysoninkuja 23
33210 TAMMERFORS
Internet: www.abako.fi

Öppna yrkeshögskolan förbehåller sig rätten att vid behov byta teknisk upprätthållare.

Avsikt med behandling av personuppgifter

Registeruppgifterna kan användas enbart för tjänster i VirtualYH:s portal. Personuppgifterna används för att sköta kundförhållandet: för att identifiera användarna för de tjänster som kräver det (autentisering) och för att säkerställa användarrättigheterna för de tjänster som kräver det (auktorisering).

Uppgifterna kan användas också för att reda ut missbruk och för att skydda mot sådant.

Registrets datainnehåll

Användarna kan logga in sig till systemet antingen med sin egen yrkeshögskolas användarnamn (Haka-inloggning) eller ett eget användarnamn (e-postadress). Användaren kan ändra bara sådana uppgifter i systemet som inte kommer från hans eller hennes egen högskola.

För alla registrerade användare sparas efternamn, tilltalsnamn, användarnamn, e-postadress och information om huruvida användaren är studerande eller anställd vid någon yrkeshögskola.

För den som loggar in via HAKA-inloggningen sparas alltid uppgiften om högskolan och information om huruvida användaren är studerande eller anställd vid någon yrkeshögskola.

Den som loggar in på annat sätt än via HAKA-inloggning kan spara uppgiften om högskola som icke-obligatorisk, liksom information om om huruvida användaren är studerande eller anställd vid någon yrkeshögskola. För den som loggar in på annat sätt än via HAKA-inloggning sparas lösenordet i systemet.

För Finlands VirtualYH:s användare sparas därtill förnamn, gatuadress, postnummer och postkontor. Personbeteckning sparas endast för studerande vid yrkeshögskolorna. En utbytesstuderande vid en yrkeshögskola kan spara födelsedatum i stället för personbeteckning. Användarna kan också uppge sitt telefonnummer och fylla i uppgiften om kön. För yrkeshögskolestuderande sparas därtill uppgifter om studierna som studenten själv lämnar till VirtualYH:s tjänster.

Regelmässiga uppgiftskällor

Med regelmässiga uppgiftskällor avses sådana uppgifter som kunden lämnat med sitt medgivande och också högskolornas studerandedatasystem.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifterna används enbart för verksamheten vid Virtualyrkeshögskolan, och de delges inte utomstående.

Tid för bevarande av personuppgifter

Personuppgifterna sparas i tjänsten 14 månader efter den senaste inloggningen, varefter de avlägsnas.

Principer för skydd av registret

Uppgifterna har sparats i adb-systemet. Uppgifterna har tekniskt skyddats så att endast upprätthållarna av portalen kan nå dem. De adb-system som används då uppgifterna sparas upprätthålls fortlöpande för att datasäkerheten skall tryggas. Adb-utrustningen är belägen i övervakade utrymmen.

Då uppgifter överförs i datanätet är de skyddade genom SSL-teknik.

Rätt att granska registret

Var och en har rätt att få veta vilka uppgifter om honom/henne som har sparats i personregistret. Användarna kan kontrollera uppgifterna om sig själva på sidan med egna uppgifter efter att de har registrerat sig i det elektroniska systemet. Användarna kan också be om en pappersutskrift av uppgifterna om sig själva av den som är ansvarig för registerärenden.

Rätt att korrigera och avlägsna uppgifter

Användarna kan på sidorna med deras egna uppgifter själva korrigera uppgifter som rör dem efter att ha loggat in till portalen. Uppgifter som kommer från användarens egen högskola (med HAKA-inloggning) korrigeras via den högskolans system för studieadministration.

Användaren kan när som helst själv avlägsna uppgifterna om sig själv via användargränssnittet. Uppgifterna om användaren kan också avlägsnas avgiftsfritt om användaren ber om det. Begäran om ändring eller radering från registret skall framföras till den som är ansvarig för registerärenden. I samband med begäran skall man lämna uppgifter, med vilkas hjälp man kan försäkra sig om användarens identitet genom att jämföra uppgifterna med dem som finns i registret.

Rätt till vägran

Personuppgifterna används inte till sådana ändamål, där det är motiverat att användaren har rätt att vägra att uppgifterna utlämnas.

* Jag har bekantat mig med registerspecifikationen (obligatorisk).